Le registre des activités de traitement
Un pilier de la conformité RGPD
Le registre des activités de traitement est l’un des outils fondamentaux exigés dans le cadre de la mise en conformité (article 30 RGPD). Il permet au responsable de traitement de recenser, structurer et documenter l’ensemble des traitements de données personnelles réalisés au sein de l’organisation.
Une obligation pour la plupart des organisations
Toute organisation, publique ou privée, de plus de 250 salariés doit tenir un registre. En dessous de ce seuil, l’obligation s’applique dès lors que les traitements ne sont pas occasionnels, qu’ils concernent des données sensibles ou qu’ils présentent un risque pour les droits et libertés des personnes.
En pratique, toutes les structures traitant des données de clients, de salariés ou de bénéficiaires doivent tenir un registre à jour.
En effet, cette dérogation est limitée à des cas très particuliers de traitements, mis en œuvre de manière occasionnelle et non routinière. C’est par exemple le cas d’une campagne de communication occasionnelle lors de l’ouverture d’un nouvel établissement, sous réserve que ces traitements ne soulèvent aucun risque pour les personnes concernées.
En cas de doute sur l’application de cette dérogation à un traitement, la CNIL recommande de l’intégrer au sein du registre de traitement.
Un outil de pilotage opérationnel
Le registre ne se limite pas à une obligation formelle. Il constitue un véritable tableau de bord de la conformité.
Il permet d’avoir une vision claire des données traitées, de leurs finalités, des destinataires et des durées de conservation
Il favorise la détection des risques, l’optimisation des traitements et la suppression des données inutiles
Il est un point d’entrée stratégique en cas de contrôle de la CNIL ou de demande d’accès d’un utilisateur
Un contenu réglementé
Le registre doit contenir a minima et pour chaque traitement :
Le nom et les coordonnées du responsable de traitement
Les finalités du traitement
Les catégories de données personnelles
Les catégories de personnes concernées
Les destinataires des données
Les transferts hors UE éventuels
Les durées de conservation
Une description des mesures de sécurité
Le registre peut être tenu sur un tableur ou via un outil dédié, à condition d’être facilement accessible, à jour et exploitable.
La CNIL propose un modèle gratuit, accessible ici.
Un outil pour responsabiliser les équipes
Élaborer et tenir à jour un registre des activités de traitement permet également de :
Sensibiliser et impliquer les équipes aux enjeux de la protection des données
Clarifier les responsabilités internes sur les traitements
Structurer une démarche de gouvernance des données cohérente et durable
Questions fréquentes – Le registre des activités de traitement
Quels sont les droits prévus par le RGPD pour les personnes concernées ?
Un registre RGPD complet doit permettre de retracer précisément chaque traitement de données personnelles réalisé par votre organisation. Pour être conforme, il doit notamment préciser (article 30 RGPD) :
- L’identité et les coordonnées du responsable de traitement, et le cas échéant du DPO ou des sous-traitants impliqués.
- Les finalités exactes poursuivies par le traitement (objectifs métier ou réglementaires).
- Les catégories de personnes concernées (clients, prospects, salariés, usagers, etc.) et les types de données traitées (données d’identification, financières, de santé, etc.).
- Les destinataires internes et externes des données (prestataires, filiales, partenaires, etc.).
- Les éventuels transferts hors UE, avec la base légale ou les garanties mises en place (clauses contractuelles types, BCR, etc.).
- Les durées de conservation ou les critères utilisés pour les déterminer.
- Les mesures techniques et organisationnelles mises en œuvre pour sécuriser les données.
Un registre bien structuré et tenu à jour est l’un des premiers documents que la CNIL peut demander en cas de contrôle. Il est donc essentiel d’y consigner toute modification ou nouveau traitement dès sa mise en œuvre.
À quelle fréquence mettre à jour le registre des traitements ?
Il n’existe pas de délai fixe dans le RGPD. Mais le registre doit être tenu à jour en continu, lorsqu’un nouveau traitement est mis en place ou lorsqu’un traitement est modifié ou supprimé. Une révision périodique (au moins annuelle) est recommandée.
Combien de temps conserver le registre des traitements RGPD ?
Le registre doit être tenu en permanence. Il n’est assorti d’aucune durée de conservation limitée.
Il doit être accessible et mis à jour tant que l’organisation traite des données.
En cas de fermeture de l’activité, il peut servir à prouver la conformité passée.
Qui doit remplir le registre RGPD dans une organisation ?
Le responsable du traitement est légalement tenu de le tenir. En pratique, cette mission est souvent confiée :
- au Délégué à la Protection des Données (DPO), s’il est désigné ;
- à un référent RGPD interne (RH, IT, juridique, etc.) ;
- à un prestataire spécialisé (DPO externalisé, notamment)
Peu importe qui le remplit, le responsable de traitement reste juridiquement responsable.
Peut-on déléguer la tenue du registre RGPD ?
Oui, la mise à jour du registre peut être déléguée à un DPO externe ou un consultant. Mais le responsable de traitement reste responsable devant la CNIL.
Cette délégation est souvent une bonne solution pour assurer la régularité des mises à jour et la qualité du document.
Quelles sont les erreurs fréquentes sur le registre RGPD ?
- Registre incomplet (exemple : finalités floues, mesures de sécurité absentes, etc.).
- Registre non mis à jour depuis plusieurs mois/années.
- Registre « vitrine » (document figé sans application concrète)
- Absence de lien avec la réalité opérationnelle (exemple : traitements non recensés)
Un registre de traitement est-il obligatoire pour les sous-traitants RGPD ?
Oui. Les sous-traitants (au sens de l’article 28 RGPD) doivent tenir un registre des catégories d’activités de traitement effectuées pour le compte de leurs clients (responsables de traitement).