Les obligations RGPD
Les obligations du responsable de traitement
Le responsable de traitement est la personne (physique ou morale, publique ou privée) qui détermine les finalités et les moyens du traitement de données personnelles. Ce rôle central dans le RGPD implique une série d’obligations juridiques, organisationnelles et techniques destinées à assurer une gestion responsable des données.
Informer les personnes concernées
Le responsable de traitement a l’obligation d’assurer une information claire, transparente et accessible des personnes dont les données sont collectées.
Finalités du traitement
Bases juridiques
Durées de conservation
Destinataires des données
Droits des personnes et modalités d’exercice
Coordonnées du DPO (le cas échéant)
Cette information doit être fournie dès la collecte, sous forme de mentions d’information, d’une politique de confidentialité, de bannière (site web), etc.
Respecter les droits des personnes
Le responsable de traitement doit permettre et faciliter l’exercice des droits des personnes concernées.
Droit d’accès
Droit de rectification
Droit à l’effacement
Droit à la limitation
Droit d’opposition
Droit à la portabilité
Droit de retirer le consentement
Droit de s’opposer à un traitement automatisé
Droit de disposer de ses données après sa mort
Droit de saisir une autorité de contrôle
Le responsable de traitement dispose en principe d’un (1) mois pour répondre à une demande d’exercice des droits.
Nommer un DPO (le cas échéant)
Dans certains cas, la désignation d’un Délégué à la protection des données (DPO) est obligatoire, notamment pour les :
Organismes publics
Traitements à grande échelle de données sensibles
Activités impliquant un suivi régulier et systématique
Le responsable de traitement dispose en principe d’un (1) mois pour répondre à une demande d’exercice des droits.
Assurer la sécurité des données
Le responsable de traitement est tenu d’assurer la sécurité des données (article 32 RGPD). Pour ce faire, il doit mettre en œuvre des mesures techniques et organisationnelles appropriées pour assurer la confidentialité, l’intégrité et la disponibilité des données.
Parmi ces mesures, citons par exemple :
Cloisonnement des accès
Journalisation
Sauvegardes
Pseudonymisation
Chiffrement
Sensibilisation des équipes
Notifier les violations de données
Le non-respect de cette obligation est l’un des motifs les plus fréquents de sanction par les autorités de contrôle.
Gérer une violation de données personnelles implique notamment de :
Évaluer l’origine et la gravité de la violation
Limiter l’impact sur les personnes concernées
Notifier la CNIL dans un délai maximal de 72 heures
Informer les personnes concernées (si nécessaire)
Documenter l’incident et les mesures prises
Réaliser les analyses d’impact (AIPD) nécessaires
Lorsque les traitements présentent un risque élevé pour les droits et libertés des personnes (profilage, surveillance, données sensibles…), une analyse d’impact sur la protection des données (AIPD) doit être menée préalablement à la mise en œuvre du traitement.
Le responsable de traitement reste responsable de l’évaluation, même s’il fait appel à un prestataire.
Encadrer les relations avec les sous-traitants
Tout recours à un prestataire manipulant des données personnelles doit être contractuellement encadré par un accord de sous-traitance conforme à l’article 28 du RGPD. L’article 28 RGPD indique les clauses que doit a minima contenir un tel accord.
Démontrer la conformité (accountability)
Le responsable de traitement doit pouvoir prouver à tout moment qu’il respecte les principes du RGPD. Cela implique la constitution d’un dossier de conformité documenté.
Gérer une violation de données personnelles implique notamment de :
Registre des activités de traitement
Mentions d’information et politiques internes
Documentation des analyses d’impact (AIPD)
Politiques et procédures déployées
Mesures de sécurité déployées
Questions fréquentes – Les obligations RGPD
Quelles sont les obligations légales du RGPD pour une entreprise ?
Le RGPD impose aux entreprises d’informer les personnes concernées, de documenter leurs traitements (registre), de respecter les droits des individus, de sécuriser les données, d’encadrer les relations avec les sous-traitants et de prouver leur conformité (accountability). Ces obligations s’appliquent quelle que soit la taille ou le secteur d’activité.
Quelles sont les obligations RGPD spécifiques aux TPE et PME ?
Les TPE et PME doivent respecter les mêmes principes que les grandes entreprises, mais de manière proportionnée. Elles doivent notamment : tenir un registre des activités de traitement, informer leurs clients et salariés, sécuriser les données et vérifier la conformité de leurs prestataires.
Comment savoir si mon entreprise respecte toutes ses obligations RGPD ?
Pour vérifier votre conformité, réalisez un audit RGPD interne ou externe. Cela permet de contrôler :
- L’existence et la mise à jour du registre
- La présence de mentions d’information conformes
- La gestion des droits des personnes
- Les mesures de sécurité mises en place
- Les clauses RGPD dans les contrats avec les sous-traitants
Quelles obligations RGPD sont souvent oubliées par les entreprises ?
Les oublis les plus fréquents incluent :
- La mise à jour régulière du registre des traitements
- La formation des collaborateurs
- L’évaluation des transferts de données hors UE
- L’élaboration d’un plan de gestion des violations de données
- La définition claire des durées de conservation des données
Qui est responsable du respect des obligations RGPD dans une entreprise ?
Le responsable de traitement reste juridiquement responsable de la conformité, même s’il délègue certaines missions à un DPO (interne ou externalisé) ou à des prestataires.
Comment prouver le respect des obligations RGPD en cas de contrôle de la CNIL ?
Pour prouver votre conformité, vous devez constituer un dossier d’accountability incluant :
- Le registre des traitements à jour
- Les politiques et procédures internes
- Les preuves de consentement
- Les clauses contractuelles RGPD
- Les AIPD (analyses d’impact) réalisées
- Les rapports de formation et sensibilisation des équipes
Les obligations RGPD changent-elles selon les évolutions réglementaires ?
Oui. Les obligations peuvent être complétées par de nouvelles lignes directrices et recommandations des autorités compétentes, ou par d’autres réglementations connexes comme l’IA Act ou la directive ePrivacy. Une veille réglementaire régulière est indispensable pour rester conforme.